Aus diesem Grund eignet sich Access Viewer ganz besonders für Benutzer von kleinen Netzwerken, die Informationen zentral speichern und nicht für jeden Arbeitsplatz eine einzelne Lizenz von Microsoft Access kaufen wollen.

Der Erwerb und Einsatz von Access Viewer für diese Zwecke ist ganz legal und bedarf keiner weiteren Nutzungslizenz, abgesehen von dem Erwerb der Vollversion von Access Viewer bei Nutzung über den Testzeitraum hinaus.

Der Access Viewer kann Informationen aus einer Microsoft Access Datenbank abrufen. Dazu werden aus einer Tabelle die Datenfelder ausgewählt, die später in Listenform angezeigt werden sollen. Zusätzlich wird aus der gleichen Tabelle ein so genanntes Informationsfeld ausgewählt, dessen Inhalt später bei einem Doppelklick auf die angezeigte Liste groß angezeigt werden soll. Diese Einstellungen, aus welcher Tabelle und Feldern die Daten stammen, sowie andere Optionen lassen sich für den Zugriff von Benutzern durch das Festlegen und die Eingabe eines Passworts sperren.

Die Datenfelder dürfen nur aus einer Tabelle einer Datenbank stammen. Verschiedene Tabellen, die u.U. in Beziehung mit anderen Tabellen stehen, können nicht verwendet werden. Weiterhin darf die Access Datenbank nicht durch ein allgemeines Passwort geschützt sein. Sie muss zumindest über die allgemeine Benutzerkennung „Admin“ mit Lese-Rechten ausgestattet sein.

Access Viewer nimmt keine Änderungen an Datenbanken, Tabellen, Feldern oder deren Inhalt vor. Es ist ein reines Abfrage-Tool.

Die abgerufenen Daten können in Listenform als Übersicht gedruckt werden.

BibliotheksVerwaltung/NT

Grundfunktionen:

• Ausgabe auf Bildschirm, direkt auf den Drucker oder in eine Datei beliebigen Namens.
• Sachgebiete und Suchbegriffe (Schlüsselwerte) verwalten (es geht jedoch auch ohne den zentralen Themenkatalog). Wichtig ist, alle erfaßten Daten wiederfinden zu können. Dazu gibt es verschiedene Suchfunktionen (per Index, Wortsuche, ReportWriter).
• Das Suchen nach Literatur zu bestimmten Themen und Themenkombinationen wird mit Sachgebieten und Suchbegriffen wesentlich vereinfacht, ein ReportWriter zeigt beliebige Themenkombinationen an, dient so auch der gruppenweisen Kennzeichnung für den Druck, und erstellt, wie auch andere Suchfunktionen, Treffer-Listen, aus denen zur Detailanzeige ausgewählt werden kann.
• Registriernummern (Hauptschlüssel) können auch automatisch generiert werden, es besteht keine Notwendigkeit, die Bibliothek mit Standnummern zu versehen. Die jeweils letzten 48 Neuzugänge werden angezeigt.
• Suchen nach Wort oder Begriff in den Titelzeilen, einer längeren Bemerkung pro Datensatz, nach Aktenzeichen, Herausgebern, Regisseuren und in anderen Feldern, ggf. mit Treffer-Liste.
• Anzeige von Referenzen pro Buch: nach den in einem Buch oder in einer Zeitschrift enthaltenen Aufsätzen, ggf. mit Treffer-Liste.
• Fächer (Sachgebiete) und Themen (Suchbegriffe) werden in den Eingabefunktionen per Funktionstaste aus dem zentralen Themenkatalog oder dem Index eingelesen, müssen also nicht wiederholt getippt werden.
• Verlage, Reihen, Plattenlabels, Studios und andere Schlüsselwerte werden in den Eingabefunktionen ebenfalls per Funktionstaste eingelesen. Kein Autoren-, Verlags-, Reihen- oder Labelname muß mehr als einmal getippt werden. Dies vermeidet Schreibfehler und Sie finden die Sachen leichter wieder.
• Benutzerkennzeichen (UserID) mit unterschiedlichen Berechtigunsstufen und Password pro Benutzer oder Ein-Benutzer-Betrieb.